Hungarchív Zrt

Megfelelően kialakított infrastruktúrával, szakmailag felkészült, megbízható, tapasztalt Kollégákkal állunk az Önök rendelkezésére, hogy személyre szabottan oldjuk meg irattárolási, iratrendezési és archiválási gondjaikat. Hungarchív – a cég, ahol az Ön iratai és adatai biztonságban vannak.

Szolgáltatásaink

Alapszolgáltatások:

  • Irattárolás (bértárolás, iratmegőrzés): Szolgáltatásunkat azon Ügyfeleinknek ajánljuk, akik többnyire idő-, hely- és kapacitás hiány miatt nem tudnak, vagy csak nagyon magas költségteher mellett lennének képesek elegendő energiát fordítani irattáraik kialakítására, működtetésére, illetve rendszeres karbantartására. Szolgáltatásunk végzése során teljes mértékben biztosítjuk a banki, törvényi, tűz- és vagyonvédelmi előírásoknak megfelelő irat- és adathordozó tárolást.
  • Iratrendezés és tárolás: Olyan esetekben, amikor a tárolni kívánt adatok rendezetlen formátumban, akár ömlesztve vannak a Megrendelő birtokában, elvégezzük a Megrendelő iratkezelési szabályzata szerinti irat-rendezést, illetve az iratok nyilvántartásba vételét, a jogszabályban meghatározott őrzési idők figyelembevételével. Azt követően gondoskodunk az iratok bértárolásáról.
  • Archiválás digitalizálással: Vállaljuk iratok elektronikus archiválását, az archivált állományok adathordozóinak tárolását a Megrendelő igénye szerint.
    • Kép formátumban: A digitalizálás eredményeként kép formátumban kerülnek archiválásra az iratok.
    • Karakter felismeréssel (full text kereséssel): A scannelési feladatokat karakterfelismerő szoftverrel végezzük, mely lehetővé teszi a korábbi papír iratok digitális másolataiban történő szövegkeresést.
  • Teljeskörű iratkezelés (iratrendezés tárolással és digitalizálással): A Megbízó által átadott iratok teljeskörű kezelése történik meg: iratok rendezése, nyilvántartásba vétele, digitalizálása és tárolása. Ez esetben adatbiztonság növelő tényező, hogy a dokumentumok elektronikusan is tárolásra kerülnek, így az iratok várható maximális megőrzési ideje nem függ az eredeti iratok minőségétől.
  • Teljeskörű iratkezelés adatszolgáltatással
    • Hagyományos, papíralapú: Az Ügyfél kérésére, az általa meghatározott iratokat kikeressük és annak másolatát (hiteles adatszolgáltatás), vagy az eredeti példányt átadjuk az Ügyfélnek reponálással (eredeti példány átadása esetén a kikért eredeti adatot visszatároljuk). Az adatszolgáltatás formája lehet:
      • Helyszíni betekintés,
      • Irat továbbítása faxon,
      • Irat postázása a megadott címre,
      • Irat megadott címre szállítása,
      • Irat elektronikus formában történő továbbítása.
    • Digitalizált iratállomány alapján: Az eredeti dokumentumok megőrzésén túl az iratokat digitalizáljuk is, így a Megbízó részéről történő adatszolgáltatás kérés esetében elektronikus úton gyorsabban tudunk adatot szolgáltatni, illetve a kívánt dokumentum hamarabb kikereshető.

Opcionális szolgáltatások:

  • Kiszállítás: Amennyiben az Ügyfél kéri, vállaljuk az iratok (vagy azok másolatának) biztonságos körülmények közt történő szállítását a megadott cím(ek)re.
  • Biztosítás: Opcionálisan biztosítás köthető a nálunk elhelyezett iratokra.
  • Selejtezés, megsemmisítés: Tömeges iratmegsemmisítés és selejtezés elvégzése a törvényi szabályozásoknak megfelelően. Vállaljuk az ügyviteli értéküket vesztett, lejárt őrzési idejű dokumentumok selejtezését és megsemmisítését. A hulladékkezelést a környezetvédelmi szabályozásoknak megfelelően végezzük. A selejtezésről, illetve az irat megsemmisítésről készült jegyzőkönyveket a Megrendelő megkapja. Kívánságra a selejt dokumentumok megsemmisítéséről videofelvételt készítünk a Megrendelő számára.
  • Folyamatos rendelkezésre állás: Igény esetén, biztosítjuk az iratok non-stop, 7*24 órás elérhetőségét. Távolságtól függően, kiszállítással egybekötve akár garantált időtartam alatt is vállaljuk az irat kikeresését és kiszállítását.
  • Titkosítás: A digitális állományok titkosítása szoftveres úton.
  • Hiteles adatszolgáltatás: A kért iratokról hiteles másolat kiállítása.
  • Távoli elérés biztosítása: Interneten történő hozzáférés az ügyfél digitalizált dokumentumaihoz, illetve a kereső felülethez. Ezáltal az Ügyfél saját telephelyéről is eléri a digitális állományokat.